Update: Vergaderen na 1 juli

Nieuwsdatum: 15-05-2020

In verband met de (intelligente) lockdown en de maatregelen die de Rijksoverheid heeft getroffen om de uitbraak van Coronavirus beheersbaar te houden, hebben wij alle VvE vergaderingen moeten annuleren.

Op 6 mei heeft de Rijksoverheid de maatregelen versoepeld en verdere versoepeling onder voorbehoud aangekondigd. Als we kijken naar deze stappen hebben we als Gooi & Eemland besloten om vanaf 1 juli weer VvE vergaderingen te gaan organiseren. Uiteraard met inachtneming met de basisregels.

Planning
Wij gaan deze week een nieuwe vergaderplanning opmaken. Omdat een deel van onze VvE portefeuille sowieso altijd al in de 2e helft jaar vergaderd, en er nu een extra belasting komt omdat er een oplossing moet komen voor de geannuleerde voorjaarsvergaderingen, betekent dit dat dit het uiterste van onze capaciteit zal gaan vergen en zelfs meer dan dat.

Het is dan ook voor ons onmogelijk om rekening te houden met de wensen van alle VvE’s en besturen. Simpelweg omdat het dan een ondoenlijke taak wordt voor ons om de klus geklaard te krijgen. Uiteraard is overleg mogelijk, maar we rekenen op uw begrip dat voor het feit dat onze planning leidend zal zijn.

Omdat juli/augustus de periode van de zomervakantie is, en werknemers van Gooi & Eemland ook verlof opnemen kunnen we niet gelijk op volle toeren beginnen en vergaderingen in gaan plannen in die periode.

De planning hebben wij voor 1 juni rond.

Maatwerk
Elke VvE is anders, heeft andere bewoners en andere actualiteiten (o.a. onderhoud). Wij houden bij het opstellen van de planning rekening met de karakteristieken van de VvE. Ook houden we hier rekening mee bij het opstellen van de agenda en de manier waarop we de vergadering gaan houden of de benodigde besluitvorming op een andere manier gaan organiseren.

Nadat de planning rond is, gaan wij alle besturen individueel benaderen. Een beoogde datum wordt dan besproken, alsmede onze ideeën over he de vergadering invulling te geven. Heeft u als bestuur op voorhand ideeën hierover? Dan wil ik u verzoeken om deze per e-mail te versturen aan ons algemene e-mailadres voor uiterlijk 1 juni.

Alle besturen worden benaderd in de 1e en 2e week van juni.

Aangepaste vergadering
Al zijn de maatregelen versoepeld, het Coronavirus dient nog steeds gecontroleerd te worden en dat nemen wij zeer serieus. Dit betekent dat de vergadering géén jaarlijks uitje zal zijn, dat we zo efficiënt mogelijk willen vergaderen (Maximale tijdsduur van 1 uur) en bij voorkeur met daarbij zo min mogelijk aanwezigen door het gebruik van volmachten. 

Dit is ook noodzakelijk om de 1,5e meter afstand te kunnen waarborgen op de locaties waar we doorgaans de vergaderingen organiseren.

Begroting en ledenbijdragen
Voor de meeste VvE’s geldt dat de begroting en ledenbijdragen voor 2020 nog vast moeten worden gesteld. Voor die VvE’s zullen wij voorstellen om de begroting van 2019 voort te zetten in 2020 of een begrotingsvoorstel te doen waarbij de ledenbijdragen gelijk blijven. Ook zullen we een nieuwe begroting voor 2021 op de agenda plaatsen.

Tot slot
Ik wil nogmaals benadrukken dat deze coronacrisis het uiterste vergt van onze organisatie en bedrijfsvoering. En dan heb ik het niet alleen over de vergaderingen. Maar ook over alle andere werkzaamheden die gewoon doorgaan en de continuïteit die gewaarborgd moet worden. Gelukkig ontvangen we veel positieve berichten van besturen en bewoners die zich hier in kunnen verplaatsen.

Wij gaan alles op alles zetten om in de 2e helft van 2020 zo veel mogelijk onze dienstverlening op de ‘’normale’’ manier voor uw VvE te verzorgen. Maar: Het coronavirus zal er nog steeds zijn, de omstandigheden zullen dit nog steeds bemoeilijken en daarvoor rekenen wij op uw begrip.

Ik ga er van uit u hiermee voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd, 

Koen Hooft, Directeur Gooi & Eemland VvE beheer en advies

Download hier het schema van de maatregelen. Bron: Rijksoverheid

Nieuwsoverzicht


Contact Industrieweg 25 E
3762 EG Soest
SBB BVVB VVE